Агент першої відповіді
Миттєво відповісти клієнту й утримати увагу.
- Вітає клієнта 24/7
- Визначає потрібну послугу
- Не змушує клієнта чекати
Усі кейси
AI-агент обробляє заявки 24/7 і повертає вечірні ліди
Telegram AI-агент: обробка заявок і кваліфікація лідів 24/7 для сервісної компанії
+32%
кваліфікованих заявок за місяць
98%
заявок одразу в CRM (було 79%)
1-3 місяці
окупність рішення
Про компанію
CleanPro Service - клінінгова компанія з Києва: професійне прибирання квартир, офісів, після ремонту і генеральне прибирання. Заявки приходять у Telegram, Instagram, через форму на сайті й телефоном. До автоматизації всі звернення обробляли менеджери вручну і лише в робочі години.
Послуги компанії
- Прибирання квартир і будинків
- Прибирання офісів
- Прибирання після ремонту
- Генеральне прибирання
- Миття вікон і фасадів
- Хімчистка меблів і килимів
- Регулярне прибирання за підпискою
Команда
- Власник компанії
- 2 менеджери із заявок
- Координатор бригад
- 6 клінінгових бригад
- Маркетолог на аутсорсі
- Бухгалтер
Інструменти до автоматизації
- Telegram
- Instagram Direct
- Форма на сайті
- Телефон
- CRM для заявок
- Google Calendar бригад
- База постійних клієнтів
Ситуація та проблема
До впровадження AI-агента заявки з Telegram, Instagram і сайту обробляли менеджери вручну і лише в робочі години. Звернення після 18:00 і у вихідні залишалися без відповіді до наступного ранку. Поки менеджер відповідав, частина клієнтів уже зверталася до конкурентів.
Операційна проблема: рутина менеджерів
- Відповідати на однакові питання про послуги і ціни
- Уточнювати тип обʼєкта і площу
- Питати про дату, адресу і побажання
- Кваліфікувати, чи це цільовий клієнт
- Заносити заявку в CRM вручну
- Передавати координатору бригад
Клієнтська проблема: повільна відповідь
- Заявки ввечері та у вихідні
- Пік після рекламних кампаній
- Багато звернень в Instagram після сторіс
- Клієнт хоче відповідь одразу
Управлінська проблема: немає картини по лідах
- Скільки заявок з кожного каналу
- Скільки цільових і нецільових
- Скільки втрачено через повільну відповідь
- Які послуги питають найчастіше
Фінансова проблема: втрачені ліди
- Заявки без відповіді йшли до конкурентів
- Нецільові ліди забирали час менеджерів
- Слабка кваліфікація знижувала конверсію в замовлення
Як обробляли заявки раніше
- 01 Клієнт пише У Telegram, Instagram або через форму.
- 02 Менеджер бачить не одразу Особливо ввечері й у вихідні.
- 03 Уточнює послугу Тип прибирання.
- 04 Питає про обʼєкт Площа, кімнати, стан.
- 05 Уточнює дату й адресу Коли і де.
- 06 Оцінює, чи цільовий Вручну.
- 07 Заносить у CRM Руками.
- 08 Передає координатору Для розрахунку і бригади.
- 09 Готує приблизну ціну Менеджер рахує сам.
- 10 Відповідає клієнту Якщо ще не пізно.
Цілі проєкту
01
Обробляти заявки 24/7
AI-агент відповідає одразу в будь-який час.
02
Кваліфікувати ліди автоматично
Уточнює послугу, обʼєкт, площу, дату й адресу.
03
Відсікати нецільові звернення
Менеджер отримує лише готові цільові заявки.
04
Записувати заявки в CRM
Автоматично, без ручного вводу.
05
Сповіщати менеджера
Одразу після кваліфікації ліда.
06
Робити follow-up
Якщо клієнт не завершив діалог.
07
Зменшити навантаження на менеджерів
Прибрати рутину з перших питань.
08
Дати аналітику по лідах
Канали, послуги, конверсія, втрати.
Обмеження та виклики
На старті проєкту були важливі обмеження, які визначили архітектуру рішення.
Багато каналів звернень
Telegram, Instagram, форма, телефон. Треба було звести в єдиний потік заявок без втрати даних.
Не можна повністю прибрати менеджера
Складні обʼєкти, нестандартні замовлення, корпоративні клієнти і торг потребують людини. Рішення працює з human-in-the-loop.
AI не вигадує ціни
Бот дає лише орієнтовний діапазон за прайсом, фінальну вартість підтверджує менеджер після уточнень.
Потрібна точна кваліфікація
Бот має зібрати достатньо даних, щоб менеджер не передзвонював для базових уточнень.
Інтеграція з CRM компанії
Заявки і кваліфікаційні дані мають лягати в наявну CRM без дублювання.
Що показав аудит
Перед розробкою провели AI Automation Discovery: дослідили листування в Telegram і Instagram за 2 місяці, заявки з форми, структуру послуг і прайс, процес кваліфікації лідів, роботу CRM, пікові години звернень і причини втрати клієнтів.
| Метрика | До автоматизації |
|---|---|
| Середній час першої відповіді | 26 хвилин |
| Заявки без відповіді до ранку | 23% |
| Заявки, занесені в CRM одразу | 79% |
| Нецільові ліди в роботі менеджера | 34% |
| Типові питання, оброблені вручну | 85% |
| Кількість каналів заявок | 4 |
Як працює рішення
AI-агент у Telegram на базі n8n і GPT-4o обробляє заявки 24/7: вітає клієнта, кваліфікує лід за ключовими параметрами, записує заявку в CRM, сповіщає менеджера і робить follow-up. Менеджер отримує вже готову цільову заявку замість сирого звернення.
Канали клієнта
Telegram-бот, Instagram Direct, форма на сайті, кнопки швидкої заявки, QR-посилання в рекламі.
n8n automation layer
Прийом повідомлень, запуск діалогу, кваліфікація, запис у CRM, сповіщення менеджеру, follow-up.
AI layer (GPT-4o)
Розуміння повідомлень, визначення наміру, дружні відповіді, кваліфікаційні питання, орієнтовний розрахунок за прайсом.
Knowledge base послуг
Послуги, прайс-діапазони, типи обʼєктів, умови, зони обслуговування. Бот відповідає лише з цієї бази.
CRM
Створення заявки, кваліфікаційні дані, канал, статус, передача менеджеру і координатору.
Notification layer
Telegram-сповіщення менеджеру про нову цільову заявку з усім контекстом діалогу.
Інтеграції
- Telegram
- Instagram Direct
- Сайт
- CRM
- Google Calendar
- Прайс-база
AI-агенти та їхні ролі
Агент кваліфікації
Зібрати ключові дані по заявці.
- Тип обʼєкта і площа
- Дата й адреса
- Послуга і побажання
Агент розрахунку
Дати орієнтовну вартість.
- Діапазон за прайсом
- Залежно від типу і площі
- Фінал підтверджує менеджер
Агент запису в CRM
Зберегти заявку без ручного вводу.
- Кваліфікаційні дані
- Канал і статус
- Передача менеджеру
Агент follow-up
Повернути клієнта, який не завершив діалог.
- Нагадування за сценарієм
- Уточнення відкритих питань
- Передача менеджеру при відповіді
Агент ескалації
Передати складний запит людині.
- Корпоративні клієнти і великі обʼєкти
- Нестандартні замовлення
- Торг і складні уточнення
Як це працює тепер
AI-агент у Telegram, Instagram і на сайті відповідає одразу в будь-який час, кваліфікує лід за послугою, обʼєктом, площею, датою і адресою, дає орієнтовну ціну, записує заявку в CRM, сповіщає менеджера і робить follow-up. Складні запити він передає менеджеру з готовим контекстом.
Шлях клієнта від звернення до заявки
- 01 Клієнт пише У Telegram, Instagram або на сайті.
- 02 AI відповідає одразу У будь-який час доби.
- 03 Визначає послугу Тип прибирання.
- 04 Кваліфікує лід Обʼєкт, площа, дата, адреса.
- 05 Дає орієнтовну ціну Діапазон за прайсом.
- 06 Записує заявку в CRM З усіма даними.
- 07 Сповіщає менеджера Готова цільова заявка.
- 08 Робить follow-up Якщо діалог не завершено.
- 09 Передає складні запити Менеджеру з контекстом.
- 10 Фіксує в аналітику Канал, послуга, статус.
За людиною залишається
- Корпоративні клієнти і великі обʼєкти
- Нестандартні замовлення
- Фінальний розрахунок і торг
- Підтвердження дати з бригадою
- Складні уточнення і скарги
- Контроль якості заявок
Результат: до і після
Перша відповідь, хв
Заявки без відповіді до ранку, %
До автоматизації Після
Клієнт отримує відповідь за хвилину в будь-який час, а заявки більше не залишаються без відповіді до ранку.
| Показник | Було | Стало |
|---|---|---|
| Час першої відповіді | 26 хв | до 1 хв |
| Обробка заявок | у робочі години | 24/7 |
| Заявки без відповіді до ранку | 23% | 2% |
| Заявки одразу в CRM | 79% | 98% |
| Кваліфіковані заявки за місяць | базові | +32% |
| Нецільові ліди в роботі менеджера | 34% | 12% |
| Типові питання, закриті ботом | 0% | 74% |
Економічний ефект
Для розрахунку економічного ефекту ми взяли консервативну модель. До автоматизації менеджери витрачали 3-4 години на день на перші питання, кваліфікацію і ручний запис заявок, а частина вечірніх лідів просто губилася.
~55 год/міс
Економія часу менеджерів
+32%
Зростання цільових заявок
1-3 місяці
Окупність рішення
2,5 год × 22 дні 55 год / місяць
55 год × 500 грн 27 500 грн / місяць
+32% цільових заявок більше замовлень при тому ж трафіку
Економія часу менеджерів, повернені вечірні ліди й вища конверсія завдяки якісній кваліфікації окупають рішення приблизно за 1-3 місяці.
Що робить AI, а що людина
AI виконує
- Відповідати на типові питання 24/7
- Консультувати по послугах
- Кваліфікувати лід за параметрами
- Давати орієнтовний діапазон ціни
- Записувати заявку в CRM
- Сповіщати менеджера
- Робити follow-up
- Передавати складні запити менеджеру
Залишається за людиною
- Вигадувати точні ціни
- Обіцяти знижки без правил
- Підтверджувати дату без бригади
- Самостійно закривати корпоративні угоди
- Вирішувати скарги
- Ігнорувати важливі побажання клієнта
- Замінювати фінальне рішення менеджера
Система логує
- Нові звернення
- Кваліфіковані заявки
- Передані в CRM
- Сповіщення менеджеру
- Follow-up повідомлення
- Ескалації
- Відповіді клієнтів
- Помилки інтеграцій
Раніше ми часто бачили повідомлення вже зранку, коли клієнт знайшов іншу компанію. Тепер відповідь приходить одразу в будь-який час, а менеджер отримує готову заявку з усіма деталями. Найбільше сподобалося, що нецільові звернення більше не забирають час команди.
Наступні етапи
01
Автоматичне бронювання слотів
Бот пропонує доступний час бригади і попередньо бронює візит у календарі координатора.
02
Розрахунок точної ціни
Інтеграція калькулятора за площею, типом обʼєкта і додатковими послугами для точної вартості в чаті.
03
Програма повторних клієнтів
Нагадування про регулярне прибирання, персональні пропозиції і бонуси для постійних клієнтів.
04
Відгуки і контроль якості
Автоматичний збір відгуків після візиту і миттєва ескалація негативу менеджеру.
05
AI-асистент для координатора
Щоденні звіти: нові заявки, завантаження бригад, конверсія і причини втрат.
06
Customer data layer
Єдиний профіль клієнта: історія замовлень, послуги, LTV і ризик відтоку.
Що зазвичай питають про рішення
Чи може бот відповідати цілодобово?
Так. AI-агент працює 24/7 на власному сервері й відповідає одразу навіть уночі та у вихідні.
Звідки бот бере ціни?
З актуальної прайс-бази. Бот дає лише орієнтовний діапазон, а фінальну вартість підтверджує менеджер після уточнень.
Що зі складними замовленнями?
Корпоративних клієнтів, великі обʼєкти і нестандартні запити бот передає менеджеру з готовим контекстом діалогу.
Як заявки потрапляють у CRM?
Бот записує кваліфіковану заявку в CRM автоматично, разом з усіма зібраними даними і каналом звернення.
Скільки часу займає впровадження?
Базовий AI-агент для заявок і кваліфікації запустився за 2 тижні з інтеграцією CRM.
Кому підходить це рішення
Найкраще підходить для
- Клінінгові компанії
- Сервіси з виїзним обслуговуванням
- Ремонтні та монтажні бригади
- Бʼюті та wellness-послуги
- Медичні та стоматологічні центри
- Автосервіси
- Будь-який бізнес із заявками в месенджерах
Особливо корисно, якщо
- Багато заявок приходить ввечері та у вихідні
- Менеджери не встигають швидко відповідати
- Частина лідів губиться через повільну відповідь
- Багато нецільових звернень
- Заявки ведуться вручну
- Кілька каналів комунікації одночасно
- Потрібна системна кваліфікація лідів
- Бізнес хоче більше замовлень при тому ж трафіку
Хочете такий самий результат?
30-хвилинна розмова про ваш бізнес. Покажемо де AI зекономить гроші або час і запропонуємо конкретний наступний крок.